Con Decreto ministeriale n. 29 dell’8 maggio 2009 viene adottato il documento “Manuale delle procedure per i controlli di primo livello – FEP 2007-2013”. Il Documento “Descrizione del sistema di gestione e controllo” fornisce una descrizione del sistema predisposto dalla Regione Lombardia in qualità di Organismo Intermedio per l’attuazione degli interventi cofinanziati dal Fondo europeo per la pesca (FEP) nell’ambito del Programma Operativo 2007 – 2013 secondo il modello previsto dall’Allegato XII del Reg. CE 498/2007.
I controlli primo livello sono diretti a verificare la corretta esecuzione di tutte le operazioni finanziate e su tutte le domande di rimborso; riguardano gli aspetti tecnico-amministrativi (su base documentale), finanziari, e fisici delle operazioni (controlli in loco).
Le verifiche tecnico-amministrative su base documentale vengono effettuate su tutte le rendicontazioni di spesa che accompagnano la domanda di erogazione del contributo da parte dei Beneficiari e sono volte ad accertare la regolarità dell’esecuzione dell’operazione rispetto al Progetto approvato, incluse le eventuali varianti, e il raggiungimento degli obiettivi previsti.
Le verifiche in loco vengono effettuate su tutte le operazioni finanziate e sono volte a rafforzare l’azione di controllo in capo grazie all’acquisizione di informazioni aggiuntive su aspetti non desumibili dalla documentazione acquisita per l’espletamento delle verifiche amministrative.
L’Accordo Multiregionale per l’attuazione degli interventi cofinanziati dal Fondo Europeo per la pesca nell’ambito del Programma Operativo 2007-2013 tra il Ministero delle Politiche agricole alimentari e forestali e le Regioni stipulato in data 18.09.2008 identifica le funzioni delegate dall’Autorità di Gestione e dall’Autorità di Certificazione agli Organismi Intermedi.
In qualità di soggetto responsabile a livello regionale della programmazione, attuazione e certificazione delle operazioni ammissibili, la Regione Lombardia ha individuato nel proprio organigramma due distinti Uffici Responsabili, rispettivamente, della gestione e della certificazione, garantendo una adeguata separazione delle funzioni tra gli Uffici. L’Ufficio Responsabile della Gestione si avvale per l’espletamento dei procedimenti istruttori e dei controlli relativi all’Asse 2, delle Amministrazioni provinciali, quali Organismi Delegati (OD), ai sensi della LR 31/2008 Testo Unico in materia di agricoltura, foreste, pesca e sviluppo rurale».
L’Ufficio Responsabile della Gestione (RadG), oltre a partecipare ai Comitati di Sorveglianza, e a coadiuvare l’Amministrazione centrale nell’elaborazione dei rapporti annuali di esecuzione delle misure, e tutti gli altri rapporti previsti dai Regolamenti in vigore, assolve ai seguenti compiti per le misure di competenza:
- individuare, sulla base delle metodologie condivise con l’Autorità di gestione, i requisiti per l’ammissione al finanziamento dei progetti, predisporre i bandi, effettuare il monitoraggio finanziario;
- assistere il valutatore indipendente nominato dall'Amministrazione centrale per la valutazione del programma operativo;
- per le misure di competenza: immissione e trasmissione nel sistema informatizzato dei dati finanziari, fisici e procedurali relativi a ciascuna operazione (SIAN);
- gestire, per la parte di competenza, la fase relativa all’informazione e alla pubblicità e gli atti a valenza esterna;
- segnalare eventuali irregolarità;
- fornire indirizzi agli Organismi Delegati per i controlli di primo livello contenuti nel Manuale ministeriale;
- predisporre atti di impegno e liquidazione dei contributi a seguito della ricezione della documentazione attestante la regolarità amministrativa-contabile da parte delle Province (OD);
- mettere in atto eventuali ulteriori verifiche sui controlli relativi all’Asse 2 a carico delle Amministrazioni provinciali (OD)
- tenuta del registro relativo agli esiti delle verifiche ed eventuali irregolarità
- per le misure per le quali non è previsto l’avvalimento degli Organismi delegati (amministrazioni provinciali), il RadG si farà carico anche delle funzioni a queste ultime assegnate
L’Ufficio Responsabile della Certificazione a livello regionale è coordinato dall’Autorità di Certificazione, la quale riceve da esso, per la parte di propria competenza, le attestazioni di spesa e le domande di pagamento; le somme certificate dalla Regione Lombardia costituiscono infatti, unitamente alla parte di competenza centrale, l’importo da certificare in ciascuna domanda di pagamento, intermedia e finale, del Programma nel suo complesso.
L’Ufficio assolve, in particolare, i seguenti compiti:
- certificazione delle spese intermedie e finali;
- elaborazione domande di pagamento intermedie e finali per la parte di competenza;
- contabilità degli importi recuperabili, dei recuperi effettuati e delle spese ritirate.
Regione Lombardia si avvale delle Amministrazioni provinciali in forza della legge regionale n.31 del 5 dicembre 2008 “Testo unico delle leggi regionali in materia di agricoltura, foreste, pesca e sviluppo rurale”, che all’art 132 esplicita il trasferimento alle Province delle funzioni amministrative concernenti la pesca. Ciascun OD provvede ad effettuare per le Misure attivate sull’Asse 2 la valutazione di ammissibilità e l’istruttoria delle istanze pervenute e si occupa della redazione degli elenchi provinciali dei progetti ritenuti ammissibili con i relativi punteggi di merito assegnati conformemente alle indicazioni dei bandi. A seguito dell’emissione del provvedimento di approvazione della graduatoria regionale, l’OD provvede ad effettuare i controlli di primo livello finalizzati a:
- verificare la sussistenza dei presupposti necessari all’erogazione della prima anticipazione;
- verificare la sussistenza delle condizioni per l’approvazione di varianti;
- verificare l’esistenza delle condizioni necessarie all’erogazione del saldo
- effettuare verifiche amministrative e in loco per tutte le operazioni
A seguito dello svolgimento delle verifiche finali le Province provvedono a trasmettere alla Regione le check list e i verbali di collaudo, relativi alle verifiche svolte, ai fini dell’erogazione del contributo. Tutta la documentazione inerente le operazioni, compresa la documentazione probatoria delle spese, è archiviata ed è resa disponibile presso gli uffici degli Organismi Delegati.